Microsoft 365 2-Faktor-Authentifizierung

Was ist eine 2 Faktor-Authentifiezierung?

Die 2-Faktor-Authentifizierung ist ein Verfahren zur sicheren Anmeldung. Sie kennen es bestimmt von Ihrem Bankzugang, hier müssen Sie sich erst mit Kontonummer + Passwort anmelden und dann die Anmeldung noch zusätzlich bestätigen, meist per Banking-App.
Bei der 2-Faktor-Authentifiezierung für Ihr E-Mail Konto ist es ähnlich, Sie melden sich mit E-Mail + Passwort und bestätigen die Anmeldung mit einer App auf Ihrem Smartphone. 
Damit ehrhöht sich der Schutz für Ihr E-Mail Postfach und Dateien, falls Sie dies in OneDrive speichern. 

Sie erhalten eine Aufforderung eine 2 Faktor-Authentifizierung für Ihr Microsoft 365 Konto einzurichten?

Um die Sicherheit gegen unbefugten Zugriff Ihres Micorosft 365 Kontos zu erhöhen, werden in älteren Microsoft 365 Konten automatisch die „Sicherheitsstandards“ aktiviert.
Bei diesen „Sicherheitsstandards“ ist auch mit enthalten, dass bei der Anmeldung ein zweiter Faktor (Authenticator-App / SMS) angegeben werden muss. Sollte sich jemand Zugriff auf Ihr Passwort verschaffen, hat der Angreifer noch nicht vollen Zugriff auf Ihr Microsoft 365 Konto, da der zweite Faktor auch noch bestätigt werden muss.

Was muss ich tun, um die 2-Faktor Authentifizierung zu aktivieren?

Nach der Anmeldung mit E-Mail + Passwort unter https://login.microsoftonline.com/ werden Sie dazu aufgefordert, eine Authenticator App herunterzuladen. Hierfür können Sie die Authenticator-App von Microsoft verwenden:
https://www.microsoft.com/de-de/security/mobile-authenticator-app

  1. Sie installieren die Authenticator App auf Ihrem Mobiltelefon.
  2. Sie melden sich in der Authenticator App mit Ihrem Microsoft 365 Konto.
    Wählen hierfür bitte die Option „Geschäfts- oder Schulkonto“ aus.
  3. Durch Scannen des QR-Codes verbinden Sie Ihr Konto mit der Authenticator-App
  4. Sie hinterlegen die Telefonnummer Ihres Mobiltelefons
  5. Sie bestätigen die Telefonnummer mithilfe des Codes von Microsoft

Ist eine 2-Faktor Authentifizierung sinnvoll?

Ja, Ihr E-Mail-Konto ist der zentrale Punkt aller Online-Konten. Angreifer könnten nicht nur Zugriff auf Ihre persönlichen E-Mails erhalten, sondern ebenso die Möglichkeit Passwörter für anderen Online-Konto zurückzusetzen und diese neu zu vergeben.

Benötigt jeder Mitarbeiter ein Firmentelefon?

Nein, Mitarbeiter können die Authenticator-App auf dem privaten Handy installieren, sollten diese kein Firmentelefon besitzen. Über die Authenticator-App selbst, können keine Informationen, wie zum Beispiel E-Mails, Anhänge, Dokumente abgerufen werden. Ebenso sammelt die Authenticator-App keine Informationen des privaten Mobiltelefons.
Auch für die Bestätigung per SMS können Sie eine private Mobilnummer nutzen. Der Empfang der SMS führt zu keinen zusätzlichen Gebühren für die Mitarbeiter.

Das E-Mail-Konto wird von mehreren Personen verwendet.

Sollten mehrere Personen auf einen PC / E-Mail-Postfach zugreifen (z.B. an der Anmeldung), dann richten Sie die 2-Faktor Authentifizierung auf dem Mobiltelefon eines leitenden Angestellten oder dem Chef selbst ein. Programme wie Outlook speichern die 2-Faktor Zustimmung, somit muss diese nur sehr selten erneut eingeben werden.

Wieso muss die Authenticator-App und SMS hinterlegt werden?

Sollten Sie Zugriff auf eine der Anmeldemethoden verloren haben (Neues Handy, Vertrag gekündigt), können Sie mit der anderen Methode immernoch auf Ihr Microsoft 365 Konto zugreifen.
Sollten Sie auf eine Methode Zugriff verloren haben, aktualisieren Sie diese bitte sofort, damit Ihnen weiterhin beide Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Was passiert, wenn kein Zugriff auf die Authenticator-App möglich ist?

Sie können Ihre Anmeldeinformationen direkt in Microsoft 365 Konto sichern. Eine Anleitung zur Aktivierung der Sicherung finden Sie hier:
https://support.microsoft.com/de-de/account-billing/sichern-und-wiederherstellen-von-kontoanmeldeinformationen-in-der-authenticator-app-bb939936-7a8d-4e88-bc43-49bc1a700a40
Für die erste Anmeldung werden Sie aber noch einen zweiten Faktor benötigen, wählen Sie bei der Anmeldung anstatt Authenticator-App hierfür SMS aus. Sie erhalten dann eine SMS mit dem entsprechenden Code von Microsoft.

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